Обращения и запросы

1. Прием и обработка письменных обращений

1.1. Обращение может быть доставлено непосредственно гражданином либо его представителем, поступить по почте, факсимильной связью.

1.2. Все письменные обращения и документы, связанные с их рассмотрением, поступают в отдел по работе с населением и юридическими лицами и регистрируются его сотрудниками в системе электронного документооборота администрации Липецкой области.

1.3. Все письменные обращения граждан после регистрации передаются директору учреждения или лицу его заменяющему для ознакомления и определения исполнителя.

1.4. При приемке и первичной обработке документов производится проверка правильности адресования, оформления, целостности упаковки, наличия указанных вложений, к письму прикладывается конверт. Поступившие документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения, фотографии и другие подобные приложения к письму) подкалываются впереди текста письма. Ошибочно поступившие (не по адресу) письма возвращаются на почту невскрытыми.

1.5. Сотрудник отдела по работе с населением и юридическими лицами составляет акт на письма, поступившие с денежными знаками (кроме изъятых из обращения), ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), подарками, на заказные письма с уведомлением, в которых при вскрытии не обнаружилось письменного вложения, а также в случаях, когда в конвертах обнаруживается недостача документов, упомянутых авторами в описях, на ценные письма. Акт приобщается к поступившему обращению.

1.6. Не принимаются обращения непосредственно от граждан, не содержащие фамилии или адреса для ответа. По просьбе обратившегося гражданина на копиях или вторых экземплярах принятых обращений указывается дата принятия обращения, фамилия и подпись лица принявшего обращение.

1.7. Обращения с пометкой "лично" передаются адресатам невскрытыми.

В случае если обращение, поступившее с пометкой "лично", не является письмом личного характера, получатель должен передать его для регистрации в отдел по работе с населением и юридическими лицами.

2. Регистрация поступивших обращений

2.1. Поступившие в отдел по работе с населением и юридическими лицами обращения регистрируются в течение трех дней с момента поступления путем проставления в правом нижнем углу первой страницы письма входящего номера и даты регистрации. В случае если место, предназначенное для номера, занято текстом письма, номер может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.

2.2. Сотрудник отдела по работе с населением и юридическими лицами производит регистрацию обращения с использованием системы электронного документооборота администрации Липецкой области.

2.3. При регистрации:

письму присваивается регистрационный номер;
указываются фамилия и инициалы заявителя (в именительном падеже) и его адрес. Если письмо подписано двумя или более авторами, то регистрируется первые два или три, в том числе автор, в адрес которого просят направить ответ. Такое обращение считается коллективным, о чем делается отметка. Коллективными являются также обращения, поступившие от имени коллектива организации, а также резолюции собраний и митингов;
если письмо переслано, то указывается, откуда оно поступило, проставляются дата и исходящий номер сопроводительного письма. На поручениях о рассмотрении, в которых содержится просьба проинформировать о результатах, делается отметка о контроле;
обращение проверяется на повторность, при необходимости из архива поднимается предыдущая переписка. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения, или заявитель не удовлетворен полученным ответом.

3. Направление обращений на рассмотрение

3.1. При поступлении письменного обращения решение о направлении обращения на рассмотрение принимается директором учреждения или лицом его заменяющим в соответствии с должностными обязанностями, исходя исключительно из содержания обращения независимо от того, на чье имя оно адресовано.

3.2. Письма граждан, поступившие из редакций средств массовой информации, органов политических партий, религиозных конфессий и общественных организаций (в том числе с просьбой проинформировать о результатах рассмотрения), рассматриваются как обычные обращения.

3.3. Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию ОБУ «Информационно-технический центр», направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения, за исключением случая, когда текст письменного обращения не поддается прочтению. Сопроводительные письма к таким обращениям подписываются директором учреждения или лицом его заменяющим.

3.4. Сопроводительные письма о возврате ошибочно присланных обращений подписываются директором учреждения или лицом его заменяющим.

3.5. В случае если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких структур или должностных лиц, копия обращения в течение семи дней со дня регистрации направляется в соответствующие структуры или соответствующим должностным лицам.

4. Рассмотрение обращений в учреждении и сроки их рассмотрения

4.1. Поступившие письменные обращения граждан рассматриваются в течение тридцати дней со дня их регистрации в учреждении.

В случае если обращение написано на иностранном языке или точечно-рельефным шрифтом слепых, срок рассмотрения обращения увеличивается на время, необходимое для перевода.

4.2. Должностное лицо, которому поручено рассмотрение обращения, вправе пригласить заявителя для личной беседы, запросить в установленном порядке дополнительные материалы и объяснения у заявителя и иных юридических и физических лиц.

4.3. Письма без фамилии и адреса для ответа, содержащие конкретные вопросы, направляются для сведения по принадлежности и списываются в дело сотрудниками соответствующих структурных подразделений. Письма, бессмысленные по содержанию, списываются в дело сотрудником отдела по работе с населением и юридическими лицами. Письма без подписи, в которых содержится информация о совершенном или готовящемся преступлении, направляются в правоохранительные органы.

4.4. На письма, не являющиеся заявлениями, жалобами или предложениями, не содержащие конкретных предложений или просьб (в том числе стандартные поздравления, соболезнования, письма, присланные для сведения и т.д.), ответы, как правило, не даются.

5. Продление срока рассмотрения обращений граждан

5.1. В исключительных случаях, а также в случаях, требующих для разрешения вопросов, поставленных в обращении, проведения специальной проверки, истребования дополнительных материалов, принятия других мер, срок рассмотрения обращения может быть продлен, но не более чем на тридцать дней с сообщением об этом обратившемуся гражданину и обоснованием необходимости продления сроков.

5.2. Директор учреждения или лицо его заменяющее на основании служебной записки ответственного исполнителя принимает решение о продлении срока рассмотрения обращения. Уведомление о продлении срока рассмотрения обращения (промежуточный ответ) заблаговременно направляется заявителю.

6. Оставление обращений без рассмотрения

Не рассматриваются обращения граждан по существу, если:

в обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в одно учреждение или одному и тому же должностному лицу;
по вопросам, содержащимся в обращении, имеется вступившее в законную силу судебное решение;
в обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;
в обращении не указаны фамилия обратившегося гражданина или почтовый адрес для ответа;
от гражданина поступило заявление о прекращении рассмотрения обращения;
текст письменного обращения не поддается прочтению;
ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

Об отказе в рассмотрении обращения по существу письменно сообщается обратившемуся гражданину (за исключением случаев, когда адрес обратившегося гражданина неизвестен).

Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему обращение с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

В случае если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не смог быть дан, в последующем были устранены, гражданин вправе вновь направить обращение.

Правила рассмотрения электронных обращений граждан

1. К рассмотрению принимаются электронные обращения в сфере компетенции ОБУ «Информационно-технический центр».

2. В электронном обращении может содержаться заявление, жалоба, предложение или запрос.

3. Электронные обращения, направленные через официальный сайт ОБУ «Информационно-технический центр», поступают в отдел по работе с населением и юридическими лицами. ОБУ «Информационно-технический центр» обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращений.

4. В соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" электронные обращения регистрируются в течение трёх дней и направляются в зависимости от содержания в структурные подразделения ОБУ «Информационно-технический центр». Обращение рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации. Электронное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию ОБУ «Информационно-технический центр», направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением об этом гражданина, направившего обращение.

5. Электронное обращение не рассматривается при:

отсутствии фамилии и имени заявителя;
указании неполного или недостоверного почтового адреса;
наличии в тексте нецензурных или оскорбительных выражений;
наличии в тексте угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;
использовании при наборе текста некириллической раскладки;
отсутствии в тексте знаков препинания, наличии непонятных сокращений;
наличии в тексте вопроса, на который заявителю уже давался письменный ответ по существу в связи с ранее направленными обращениями.

6. Ответ заявителю обращения направляется в форме электронного документа или на почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме.

7. При рассмотрении обращения не допускается разглашение сведений, содержащихся в обращении, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина, без его согласия. Информация о персональных данных заявителей хранится и обрабатывается с соблюдением требований российского законодательства о персональных данных.